UNITJAMINAN KUALITI (UJK)

Pengenalan Unit Jaminan Kualiti (UJK)

Unit Jaminan Kualiti (UJK), Kolej Islam Antarabangsa Sultan Ismail Petra (KIAS) telah ditubuhkan secara rasmi pada 01 Jun 2018 dengan pelantikan Ketua UJK iaitu Pn. Tuan Siti Mastazameatun binti Long Tuan Kechik (MEd.(OUM), BSc (Hons) Physics (UKM)). Ia adalah reformasi baharu terhadap Jawatan Kuasa Kualiti dan Inovasi KIAS yang telah ditubuhkan sejak tahun 2007. Selain Ketua UJK, unit ini disokong oleh 2 orang pegawai iaitu Penolong Pendaftar dan Pegawai Eksekutif dalam melaksanakan proses pembangunan dan pembudayaan kualiti secara berterusan.

Dalam masa yang sama, UJK juga mengawalselia AJK Kecil Kualiti dan Inovasi yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan program Innovation and Creative Circle (ICC) (pendedahan sejak tahun 2017) dan Anugerah Pencapaian Prestasi Kakitangan (APPK) KIAS (bermula sejak tahun 2017). Kini, tugas UJK adalah memberikan tumpuan terhadap sistem kawalan dalaman, pengauditan kualiti akademik, pemantauan dalam hala tuju KIAS (seperti usaha naik taraf Kolej Universiti), program-program kualiti, inovasi dan produktiviti, serta ke arah pensijilan ISO.

 

Fungsi Unit Jaminan Kualiti (UJK)

Fungsi-fungsi UJK berkuatkuasa pada tarikh penubuhan

  1. Menyelaras aktiviti-aktiviti di bawah sistem pengurusan kualiti (SPK) mengikut standard, pekeliling dan syarat-syarat bagi proses pematuhan akreditasi, amalan persekitaran berkualiti (QE/5S), MyQUEST dan ISO.
  2. Memantau persiapan dokumentasi-dokumentasi dan tindakan yang mengikut SOP kerja agar dipatuhi dalam aspek pelaksanaan SPK.
  3. Menilai tahap pematuhan dalam aspek SPK kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang sedang berkuatkuasa.
  4. Menjalankan audit kualiti terhadap pengurusan akademik dan pentadbiran serta kelestarian program-program pengajian yang ditawarkan.
  5. Menjadi sumber rujukan dan sokongan kepada SPK akademik dan pentadbiran.
  6. Menyediakan syor kepada pihak pengurusan dalam kawalan kualiti akademik dan pentadbiran yang melibatkan kesemua SPK di KIAS.
  7. Memantau pembudayaan amalan kualiti melalui pelaksanaan audit dalaman secara menyeluruh agar mematuhi keperluan standard dan dokumen kualiti yang berkuatkuasa.
  8. Membentang Rancangan Kerja Tahunan Unit Jaminan Kualiti dan Audit Dalam kepada pihak pengurusan.

 

Dasar Kualiti KIAS

  1. VISI DASAR KUALITI KIAS

Menjadikan KIAS berintegriti dalam pelaksanaan kualiti

 

  1. MISI DASAR KUALITI KIAS

Melaksanakan proses jaminan kualiti teras dan penyampaian perkhidmatan melalui Sistem Pengurusan Kualiti bagi kecemerlangan organisasi

  

  1. OBJEKTIF

  1. Dasar ini disediakan sebagai panduan kepada semua kakitangan KIAS dalam pengurusan pentadbiran dan pelaksanaan aktiviti di KIAS.
  2. Dasar ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan operasi pengurusan pentadbiran, pengurusan program dan pengurusan pelajar adalah seiring dengan keperluan dasar pembangunan negara, memenuhi piawaian yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan KIAS, pihak berkuasa tempatan diperingkat negeri dan kerajaan pusat.
  3. Mengurus, menyelaras dan memantau pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan piawaian ISO 9001:2015.
  4. Merancang dan membantu menyelaraskan program-program kualiti serta memastikan pematuhan terhadap akta, garis panduan dan standard yang ditetapkan.
  5. Pelaksanaan dan pemantauan dalam pembangunan kualiti di dalam proses pengurusan organisasi, pengurusan program dan pengurusan pelajar.
  6. Memastikan Amalan Terbaik Tadbir Urus Korporat dijalankan ke arah kemakmuran perniagaan dan akauntabiliti korporat dengan mengambilkira pihak berkepentingan di KIAS.
  7. Memastikan pelaksanaan Kriteria Semakan Amalan Terbaik Tadbir Urus dapat direalisasikan dan dilaksanakan di peringkat pengurusan dalaman KIAS.

 

  1. SKOP

Dasar ini merangkumi semua aktiviti dalam proses pengurusan organisasi, pengurusan program dan pengurusan pelajar di KIAS. Dasar ini meliputi keseluruhan aspek pengurusan sebagaimana berikut:

  1. Prestasi Kewangan
  2. Pengurusan Aktiviti (Dasar Penubuhan Syarikat, Bajet Tahunan dan Penemuan Audit)
  3. Tadbir Urus
  4. Pembentukan dan pembangunan program akademik baru
  5. Pelaksanaan, pemantauan dan penambahbaikan kualiti program akademik
  6. Sumber pendidikan
  7. Pengurusan akreditasi program
  8. Pengurusan pelajar tempatan dan luar negara
  9. Pengurusan sistem maklumat eKIAS
  10. Pembudayaan Kerja dan Persekitaran Berkualiti (QE/5S)

 

  1. PENJELASAN SKOP

Dasar kualiti ini adalah merangkumi semua aktiviti yang terlibat di KIAS dan perincian maklumat adalah sebagaimana di bawah ini:

  

  1. PRESTASI KEWANGAN

Memastikan prestasi kewangan seiring dengan objektif penubuhan syarikat dengan merujuk Penyata Kewangan Beraudit, Pengurusan Akaun, Polisi Kredit, SOP Kewangan dan Belanjawan Tahunan Syarikat.

 

  1. PENGURUSAN AKTIVITI

Pengurusan aktiviti akan merujuk Dasar Penubuhan Syarikat , Memorandum dan Artikel Penubuhan, Pelan Strategik KIAS, Kelulusan Bajet Tahunan dan Penemuan Audit sebelumnya dari pihak luar seperti Laporan Jabatan Audit Negara dan Audit Dalam Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan.

 

  1. TADBIR URUS

Memastikan tadbir urus syarikat dijalankan dengan mengamalkan Amalan Baik Tadbir Urus Korporat berdasarkan peraturan semasa yang berkuatkuasa. Antara rujukan adalah Lembaga Pengarah, Ketua Pegawai Eksekutif, SOP, Pelan Perniagaan, Petunjuk Prestasi Utama, Jawatankuasa Audit dan Audit Dalaman.

 

  1. PEMBENTUKAN DAN PEMBANGUNAN PROGRAM AKADEMIK BAHARU

Memastikan semua program akademik baharu direkabentuk dan dibangunkan selari dengan kehendak semasa, bekalan sumber, pasaran dan perkembangan dasar negara.

 

  1. PELAKSANAAN, PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI PROGRAM TERBAIK

Memastikan pelaksanaan, pemantauan dan penambahbaikan kualiti program akademik secara berterusan dengan merujuk dokumen kualiti yang telah dibangunkan oleh pihak Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (Pengajian Tinggi).

 

  1. SUMBER PENDIDIKAN

Memastikan sumber pendidikan di KIAS masih releven dengan penawaran program semasa dari aspek kemudahan, kapasiti, alat bantuan pembelajaran dan pengajaran dan modul yang berkaitan.

 

  1. PENGURUSAN AKREDITASI PROGRAM

Memastikan semua program yang ditawarkan di KIAS mendapat akreditasi penuh dan memenuhi keperluan dan piawaian semasa yang telah ditetapkan oleh pihak berkuasa.

 

  1. PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN PELAJAR

Memastikan pengurusan dan pembangunan pelajar dikendalikan dengan merujuk peraturan semasa dan peraturan dalaman yang sistematik bagi membentuk modal insan yang cemerlang.

 

  1. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT eKIAS

Memastikan pengurusan sistem maklumat eKIAS dapat dilaksanakan sepenuhnya dan mencapai ketepatan data untuk dijadikan sebagai panduan di dalam pengurusan operasi semasa kolej.

 

  1. PEMBUDAYAAN KERJA DAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE/5S)

Memastikan amalan pembudayaan kerja dan persekitaran berkualiti (QE/5S) dilaksanakan secara berterusan dari aspek operasi kerja dan persekitaran berkualiti di Kolej.

  

  1. DOKUMEN RUJUKAN

Pelaksanaan proses penambahbaikan berterusan adalah merujuk dokumen rujukan yang telah dibangunkan di peringkat dalaman KIAS, akta dan peraturan yang berkuatkuasa dan dokumen jaminan kualiti yang dibangunkan oleh pihak Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (Pengajian Tinggi). Berdasarkan dokumen rujukan ini proses audit dalam dijalankan ke arah memastikan pelaksanaan kualiti dijalankan dan dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Senarai dokumen rujukan adalah sebagaimana berikut:

 

  • Pembangunan Dokumen Dalaman KIAS

  1. Buku Perlembagaan KIAS
  2. Buku Peraturan Kewangan KIAS
  3. Buku Peraturan Perkhidmatan KIAS
  4. Buku Peraturan Akademik KIAS (Pindaan 2015)
  5. Buku Peraturan Pengurusan dan Perkhidmatan Kenderaan Kolej
  6. Buku Panduan Pekerja KIAS
  7. Buku Manual Penyediaan Laporan Penilaian Prestasi KIAS
  8. Standard Operating Procedure (Prosedur Operasi Standard)
  9. Pelan Strategik KIAS

 

  • Buku Peraturan Berkuatkuasa

  1. Akta Kerja 1955 (AKTA 265)
  2. Akta Syarikat 2016 (AKTA 777)
  3. Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta 1996 (Akta 555)
  4. Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta (Pindaan) 2017 (Akta A1535)
  5. Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679)

 

  • Dokumen Jaminan Kualiti Agensi Kelayakan Malaysia

  1. Kerangka Kelayakan Malaysia (KKM), 2018
  2. Garis Panduan Matapelajaran Pengajian Umum (MPU) Edisi 2, 2017
  3. Garis Panduan Dan Piawaian (Pengendalian Kursus Pengajian) di IPTS, 2013
  4. Standard Program oleh MQA
  5. Standard (Garis Panduan Umum) oleh MQA
  6. Garis Panduan Amalan Baik (Kualiti Berterusan) oleh MQA
  7. Garis Panduan Amalan Baik (Penilaian Pelajar) oleh MQA
  8. Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition (2017)
  9. Code of Practice for Institutional Audit (COPIA) 2nd Edition (2008)
  10. Dokumen Penilaian Pematuhan Akreditasi Program (MQA-04), Laporan Penilaian Kendiri
  11. Outcomes Based Education (OBE)

 

  • Dokumen Jaminan Kualiti Kementerian Pendidikan Malaysia (Pengajian Tinggi)

  1. Rubrik PGNK Bersepadu (iCGPA), 2016
  2. Amalan Pendidikan Berimpak Tinggi (HIEPs), 2017
  3. Kriteria Naik Taraf IPTS Bertaraf Kolej Kepada Kolej Universiti.

 

Polisi Kualiti KIAS

Terjemahan kualiti di KIAS adalah terbahagi kepada empat (4) bahagian utama sebagaimana berikut:

  1. Akademik
  2. Pelajar
  3. Staf
  4. Fizikal

 

PEMBANGUNAN AKADEMIK

  • Kualiti program yang ditawarkan setaraf dengan program yang ditawarkan oleh IPT ternama.
  • 70% pelajar yang memasuki KIAS mempunyai kelayakan kemasukan yang melebihi syarat minimum.
  • Semua pelajar dapat menguasai kemahiran Bahasa Arab supaya mereka dapat menguasai pengajian mereka.
  • Pelajar bermotivasi tinggi dalam pengajian mereka, dengan sekurang-kurangnya 2/3 daripada mereka mencapai PNGK 3.0 ke atas.
  • Graduan KIAS memenuhi keperluan masyarakat dan pasaran.
  • Keperluan pensyarah mengikut kelayakan menepati peratus yang ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi) (JPT, KPM-T).

 

PEMBANGUNAN PELAJAR

  • Menghasilkan modal insan dalam pengajian Islam yang berkualiti dan bersahsiah tinggi.
  • Pelajar mempunyai nilai tambah dalam beberapa ilmu yang diperlukan.

 

PEMBANGUNAN STAF

  • Pekerja mempunyai semangat kesedaran dan motivasi kerja yang tinggi.
  • Melaksanakan peraturan-peraturan dengan tegas dan menekankan hasil kerja yang memenuhi KPI.
  • Melaksanakan sistem ganjaran yang sesuai bagi menggalakkan staf melakukan tugas dengan cemerlang.
  • Melaksanakan aduan pelanggan supaya setiap kerja dapat diselesaikan dalam kadar yang munasabah.

 

PEMBANGUNAN FIZIKAL

  • Dewan dan bilik-bilik kuliah yang mencukupi dan selesa.
  • 60% daripada pelajar menginap di asrama dalam kampus.
  • Sebuah perpustakaan yang menyediakan kemudahan rujukan yang bersesuaian dengan sebuah perpustakaan IPT untuk menyokong kegiatan pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan serta menggalakkan budaya membaca dalam kalangan warga KIAS.
  • Persekitaran kampus yang kondusif untuk pembelajaran.
  • Penjimatan dalam perbelanjaan utiliti dan penyelenggaraan sebanyak 10%.